Nye regler om registrering og opbevaring af persondata

Den 25. maj 2018 erstatter EU’s nye persondataforordning persondataloven, som vi kender den i dag.

Dette betyder, at der stilles nye krav til specialforbundene og idrætsforeningernes behandling og opbevaring af persondata.

Foreningen/Klubbener dataansvarlig
Enhver håndtering af personoplysninger i form af indsamling, registrering, anvendelse, opbevaring og videregivelse af data, udgør en behandling af personoplysninger og er dermed omfattet af reglerne.

Alle foreninger behandler personoplysninger. Det gælder f.eks. de personoplysninger, der vedrører foreningens egne medlemmer, og ofte også personoplysninger, der vedrører andre personer, f.eks. trænere, bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer osv.

Så snart I behandler personoplysninger om andre, er I dataansvarlig. En klub er derfor dataansvarlig, når klubben har etableret et medlemsregister, stort eller lille. Og dermed er klubben omfattet af de krav, som ligger i forordningen om god og ordentlig databehandling.

Vejledning
Danmarks Idrætsforbund og DGI har i fællesskab udarbejdet en vejledning som har til formål at vejlede og oplyseidrætsforeninger i Danmark om de krav, der gælder i den nye forordning.

Hent vejledningen:  Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger.

Der knytter sig tre bilag til vejledningen. Bilagene er skabeloner for privatlivspolitik, fortegnelse og databehandleraftale, og henvender sig til en gennemsnitsklub.

DIF har bl.a. taget følgende tilgang til persondataforordningen: 

• Klubberne kan fortsat behandle alle de almindelige personoplysninger, der er nødvendige for at driveklubben. Herunder kan klubberne udveksle personoplysningerne med Dansk Petanque Forbund, når dette er en integreret del af afviklingen af turneringer og stævner, gennemførelse af uddannelser og kurser, licensoplysninger osv. Disse informationer udveksles ud fra interesseafvejningsreglen og kan dermed udveksles uden samtykke. Når det kommer til lønadministration, børneattester, skadesstatistikker og andre følsomme forhold, skal klubberne behandle disse følsomme personoplysninger efter de mere strikse regler herom (læs mere om personfølsomme oplysninger i vejledningen).
  

• Oplysningspligten kan klubberne efterleve ved at benytte skabelonen for privatlivspolitik.
  

• Fortegnelsespligten kan klubberne ligeledes opfylde ved at benytte skabelonen i vejledningen. DIF’s vurdering er, at klubberne kun skal lave fortegnelser, hvis de behandler oplysninger som f.eks. Cpr-nr. (til børneattester) eller helbredsoplysninger.

Bemærk i øvrigt:
Forordningen stiller ikke de samme krav til idrætsforeninger, som til f.eks. offentlige myndigheder eller storevirksomheder, man skal derfor være opmærksom på, at klubben eller Dansk Petanque Forbund ikke altid skal efterleve de samme krav, som man møder på sin arbejdsplads.

Dansk Petanque Forbund har udarbejdet en privatlivspolitik gældende for DPF. Privatlivspolitikken er gældende for forbundet og er derfor mere omfattende end den politik, klubberne opfordres til at udarbejde

Læs Dansk Petanque Forbunds privatlivspolitik her…